Wenn der Prüfer fragt, wie Sie arbeiten, liegt die Antwort schriftlich vor.
Ihre Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihr Unternehmen kommen, wie Kassenvorgänge entstehen und wer wofür zuständig ist. Wir erstellen sie zum Festpreis – und halten sie für Sie abrufbar.
Vier Bereiche, in denen die Prüfung ansetzt.
Eine Verfahrensdokumentation ist kein Aufsatz über Ihr Unternehmen. Sie beschreibt genau die Wege, auf denen steuerlich relevante Daten entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden – nachvollziehbar für jemanden, der Ihren Betrieb nicht kennt.
Belegablage und Belegfluss
Wie Eingangs- und Ausgangsbelege in Ihr Unternehmen kommen, wer sie prüft und freigibt, in welcher Reihenfolge sie erfasst werden und wo sie am Ende liegen.
Ersetzendes Scannen
Papier darf nach dem Einscannen vernichtet werden – aber nur, wenn der Vorgang beschrieben und eingehalten wird. Ohne diese Beschreibung fehlt die Grundlage dafür.
Kassenführung
Welches Kassensystem im Einsatz ist, wie Einzelaufzeichnungen entstehen, wie der Tagesabschluss läuft und wie die Daten unveränderbar gespeichert werden.
Digitale Abläufe und Schnittstellen
Welche Vorsysteme Daten liefern, wie sie in die Buchführung gelangen und an welcher Stelle ein Mensch eingreift – samt der Anwendungen und Zugänge, die je Prozessschritt gebraucht werden.
Wer alles kennt, ist irgendwann im Urlaub.
Kaum ein Prozess läuft heute noch in einem einzigen Programm. Kassensystem, Bankportal, Zahlungsdienstleister, Lohnportal, Warenwirtschaft – jeder Schritt hat eigene Zugänge, und meist weiß eine einzige Person, welcher wozu gehört. Die Verfahrensdokumentation hält fest, welche Anwendung an welcher Stelle im Ablauf steht und wer sie verantwortet.
Dieses Verzeichnis muss ohnehin entstehen, denn die eingesetzten Systeme sind Teil der Beschreibung (GoBD). Gut geführt deckt es zugleich einen großen Teil dessen ab, was das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten verlangt (Art. 30 DSGVO) – ein Dokument für zwei Pflichten.
Kennwörter. Die Dokumentation legen Sie der Prüfung vor – dort stehen Anwendung, Zweck, Rolle und Zuständigkeit, nicht die Zugangsdaten selbst. Die bleiben im Kennwortverwalter, auf den die Dokumentation nur verweist.
Ausfall bricht den Ablauf nicht ab
Ist die Person im Urlaub oder krank, die als einzige den Zugang zum Portal bedient, steht der Prozessschritt. Dokumentiert ist, wer einspringen kann und welche Rolle dafür nötig ist.
Zugänge, die niemand mehr abräumt
Konten werden angelegt und selten geschlossen. Das Verzeichnis zeigt beim Austritt, was zu sperren ist – sonst bleiben Zugriffe offen, für die keine Zuständigkeit mehr besteht.
Anwendungen, die niemand angemeldet hat
Abos, die eine Abteilung selbst abgeschlossen hat, tauchen erst bei der Aufnahme auf. Das ist Kostentransparenz und ein Datenschutzthema zugleich.
Wenn die Geschäftsführung ausfällt
Dann ist die erste Frage nicht die Steuer, sondern ob jemand an die Systeme kommt. Die Dokumentation ist der Einstieg, an dem sich eine Vertretung orientieren kann.
Ein Termin bei Ihnen, den Rest machen wir.
Sie müssen nichts vorbereiten und nichts selbst schreiben. Was wir brauchen, fragen wir im Gespräch ab.
Aufnahmegespräch
Ein Termin bei Ihnen im Betrieb, in der Regel ein halber bis ganzer Tag. Wir sehen uns die Abläufe dort an, wo sie stattfinden, und fragen ab, was wir wissen müssen.
Wir schreiben
Aus der Aufnahme entsteht die Dokumentation: Aufbau, Prozessbeschreibungen, Zuständigkeiten und die zugehörigen Anlagen. Sie erhalten den Entwurf zur Durchsicht.
Übergabe und Zugang
Sie bekommen ein gedrucktes Exemplar für den Ordner und einen Zugang zur jeweils gültigen Fassung. Ab da ist die Dokumentation prüfungsfertig.
Festpreise, die nicht nach Stunden wachsen.
Jeder Baustein ist ein abgeschlossenes Werk. Sie können später ergänzen, ohne von vorn anzufangen – alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Belege & Buchführung
Wie Belege ankommen, wer sie prüft, wo sie liegen und wie aus Papier eine Datei wird. Das Fundament jeder Dokumentation.
Kasse
Eine Kassennachschau kommt ohne Ankündigung. Fehlt die Beschreibung Ihres Kassensystems, kann der Prüfer die Aufzeichnungen verwerfen und schätzen (§ 162 AO).
Digitale Prozesslandschaft
Vom heutigen Zustand zum digitalen Ablauf: Wir nehmen Ihre Prozesse auf, dokumentieren sie und begleiten die Umstellung – einschließlich Einweisung Ihrer Beschäftigten.
164 € je Stunde. Ändert sich ein Ablauf, schreiben wir ihn nach – unterjährig oder zum Jahreswechsel, nach Aufwand.
120 € im Jahr (10 € monatlich, jährlich abgerechnet). Im ersten Jahr verpflichtend, danach jährlich kündbar. Dafür ist Ihre Dokumentation jederzeit online abrufbar.
Der Bund übernimmt bis zu 80 Prozent.
Die Prozessberatung ist über das Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows" beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zuschussfähig. In Mecklenburg-Vorpommern liegt der Fördersatz bei 80 Prozent der förderfähigen Beratungskosten.
Wir sind dort als Beratungsunternehmen zugelassen und stellen Anträge laufend – Sie müssen sich nicht durch das Portal arbeiten.
Der Antrag muss vor dem ersten Beratungstermin gestellt und bewilligt sein. Wer den Auftrag vorher unterschreibt, verliert den Zuschuss endgültig – rückwirkend wird nicht gefördert. Rechnen Sie mit vier bis acht Wochen Bearbeitungszeit.
Die aktuelle Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2026. Je Unternehmen sind bis zu fünf Beratungen förderfähig, höchstens zwei im Jahr.
Gründung liegt weniger als zwei Jahre zurück. Bemessungsgrundlage 3.500 €.
Beispielrechnung. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet das BAFA im Einzelfall.
Steht jemand im Raum, ist die Dokumentation in zwei Minuten am Bildschirm.
Sie erhalten Ihre Dokumentation gedruckt – und dazu einen Zugang, über den die jeweils gültige Fassung jederzeit erreichbar ist. Das ist bei einer Kassennachschau der Unterschied zwischen Nachweis und Suche.
Jede Änderung wird versioniert: Es bleibt nachvollziehbar, welche Fassung zu welchem Zeitpunkt gegolten hat. Kleinere Anpassungen können Sie selbst vornehmen, ohne dass Kosten entstehen.
Immer die gültige Fassung
Kein Suchen in Dateiversionen. Was im Zugang steht, ist der aktuelle Stand.
Versionierung von Anfang an
Jede Änderung bleibt nachvollziehbar – wichtig, wenn ein Prüfer einen zurückliegenden Zeitraum betrachtet.
Anpassungen ohne Mehrkosten
Ändert sich eine Zuständigkeit, können Sie das selbst nachtragen. Erst größere Prozessänderungen schreiben wir.
Anlagen mit im Zugang
Formulare, Freigaberegelungen und Verträge, die zur Dokumentation gehören, liegen gleich daneben.
Ihre Kanzlei dokumentiert. Kein Formularanbieter.
Steuerberatungsgesellschaft Michael Vogel mbH
Wir kennen Ihre Buchführung, weil wir sie führen. Deshalb beschreibt die Dokumentation Ihre tatsächlichen Abläufe – und nicht das, was in einer Mustervorlage steht.
Über die Kanzlei →miBOXX GmbH
Für Hosting, Zugänge und Schnittstellen steht uns seit 2013 ein eigener IT-Partner zur Seite. Wenn technisch etwas klemmt, verweisen wir Sie nicht an einen Hersteller.
miboxx.de →Ein Gespräch zeigt, welche Bausteine Sie brauchen.
Kostenlose Erstberatung – kein Verkaufsgespräch, sondern ein Fachgespräch über Ihre Abläufe. Wenn eine Förderung in Frage kommt, klären wir die Reihenfolge gleich mit.
Fragen zum Zugang übernimmt miBOXX: support@miboxx.de – jede Anfrage wird erfasst und zeitnah beantwortet. Telefonisch zu den Geschäftszeiten, Rufnummer auf miboxx.de.